Comment prioriser ses actions et devenir plus productif ?

Hey everybodyyyy 👋

Vous connaissez tous le théorème de Pareto, qui stipule que 80% de vos résultats résident dans le 20% des actions que vous mettez en place, et ce quel que soit le domaine. Business, études, développement.

Et pourtant, chaque personne que je croise fonctionne avec des todo listes à rallonges.
Toujours plus d’actions à effectuer pour un sentiment de satisfaction proche du néant.

J’ai pris 3 ans à comprendre d’où venait le problème et à trouver une solution viable.
Et aujourd’hui, je vous livre ma méthode. Sans filtre.

On est partis !

Pourquoi prioriser ses actions ?

À trop vouloir en faire, vous perdez en efficacité. C’est le problème des todo listes à rallonges que vous vous infligez quotidiennement.

Chaque matin, vous commencez votre journée avec une liste de 10, 15, 20 actions.
C’est démotivant, stressant et surtout totalement improductif.

Mais alors comment s’en sortir ?
En comprenant et appliquant le principe de Pareto.

"80% des résultats sont liés à 20% de vos actions"
Ce qui veut dire que sur 10 tâches exécutées dans votre journée, seulement 2 auront permis des résultats importants.

Le reste n’est là que pour faire beau et vous prendre de l’espace mental.
En bref, c’est inutile, d’où l’importance de prioriser chacune de ses actions.

Et voici ma méthode ⬇️

Comment prioriser ses actions ?

En mettant en place une matrice de priorisation de ses actions. Derrière ce nom barbare, se cache un simple tableau avec une fonction vous permettant d’évaluer le degré de pertinence d’une action.

En sortie, vous avez une notation sur l’ensemble des actions que vous pensez devoir mettre en place pour en faire un classement.

Quelque chose dans ce style ⬇️

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Personnellement, je l’ai fait sur le logiciel Notion mais un Google Sheet ou un Airtable fonctionne.

Le tableau est composé de 6 cases :

=> L’action - Qui décrit le contenu de la tâche.
=> Le Type - Qui donne une indication sur la nature de l’action.
=> La Difficulté - Qui indique le niveau de difficulté de mise en place de l’action de 1 à 3. Plus on se rapproche de 3 plus c’est simple.
=> L’Impact - Qui indique l’impact de l’action de 1 à 3. Plus on se rapproche de 3 plus c’est élevé.
=> Le Coût - Qui indique le coût de mise en place de l’action de 1 à 3. Plus on se rapproche de 3 moins c’est cher.

=> Le TOTAL - Qui donne le niveau de pertinence de l’action de 1 à 3. Plus le total est proche de 3, plus l’action est pertinente à mettre en place.

Et voilà, c’est tout.

Comment utiliser le tableau ?

Pour chaque action que vous pensez impactante pour votre business, passez-la dans le tableau.
En quelques secondes, vous saurez si il est pertinent de la mettre en place immédiatement ou de la faire passer en second plan.

Pour les actions du quotidien comme répondre à un mail ou contacter X, je les intègre au préalable dans le tableau. Leurs niveaux de pertinence ne varient jamais. Dès que j’ai exécuté les actions les plus importantes, je peux passer à celles-ci.

Mais alors, comment estimer la partie Difficulté, Impact et Coût ?

La difficulté et l’impact ne sont liés qu’à votre intuition. Il n’y a que très rarement des bases solides sur lesquelles baser la réflexion.

Posez-vous 30 secondes et estimez entre 1 et 3, en quoi cette action peut-être difficile à mettre en place et en quoi elle peut-être impactante.

0 étant complètement inutile.
3 étant l’action à mettre en place immédiatement.

En ce qui concerne le coût, il est plus simple de l’estimer de manière rationnelle.
Renseignez-vous sur le temps que cela demande, les outils ou les ressources humaines nécessaires.

Vous pourrez ensuite situer le coût de l’action entre 1 et 3.

Et en cadeau 🎁

Pour ceux qui veulent intégrer la matrice dans leur business, vous pouvez la télécharger gratuitement en cliquant sur le bouton juste en dessous.

Conclusion

Prioriser mes actions m’a permis de gagner en efficacité et diminuer mon niveau de stress.
Sans ça, je serais encore à checker les étapes de ma todo listes interminable.

L’importance n’est pas le nombre d’actions que vous avez mis en place aujourd’hui, mais la pertinence de celle-ci pour avancer correctement.

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